如何有效的传达需求和任务？

在项目进行的过程中，需求和任务如何才能实现有效的传达？

肥皂公司是一家专门生产肥皂的公司，生产不同功能适应不同年龄群的肥皂。

小健是肥皂公司的产品经理，这天BOSS召集了各项目部门的骨干团队，规划了如何提升产品销售额的事。小健作为产品线的负责人，负责收集和整理各部门反馈的需求，并落实到生产研发。

会议如火如荼，大家热情高涨，踊跃发言：

销售说，你那XXX家的肥皂，外包装是个洋女人在拿着浴巾洗澡，看了就想买

市场说，XXX家出了新款的肥皂，销售的不要太好

….

最终BOSS做了总结，并重点强调了各团队负责的任务和指标。

小健的任务是：

• 根据调研数据，修改产品的外包装，以适应年轻用户的的需求
• 生产新的肥皂品种，解决肥皂用小了就丢，易滑手的问题

小健会议结束了，就开始了规划，他召集了设计、物料、研发、生产相关的负责人开了一个大会，把自己整理好的需求和要求做成了精美的PPT，和大家开了一下午的会。会后还将PPT和计划发给了大家。

时间一周一周的过去，有一天小健的领导苏菲找到了小健，问：“那个BOSS安排的事情弄的怎么样了？”

小健：“安排下去了，放心！”

小健心想，PPT和计划要点什么的都说明了，应该没什么问题，待会去车间看下生产进度。

快下班了，小健突然想起是否要去看下生产进度，结果下雨了，他拿起手机给车间的师傅小胖发了个微信：“那个新肥皂N5H5的生产怎么样了？”

小胖：“你说的什么N5H5？没收到要生产新肥皂啊”

小健冒着小雨，来到了车间，找到了小胖。原来，新的肥皂生产计划被搁置了，因为填充肥皂心的材料及增加摩擦系数的添加剂没有落实，导致新肥皂的生产至今未进行。

小健第二天一早，就开始忙碌的找各个节点的负责人，跟进进展的状态，忙的水都顾不上喝，中午的时候小健吃饭碰到了领导苏菲，苏菲斜眼看了他一眼，并没说什么，小健心想，完了，苏菲一定已经知道新肥皂的生产耽搁的事情了…

事后某一天，苏菲突然来找小健，说是给他约了个导师，小健根据名片，找到了战略发展指挥部的陈博士，并对这起事件进行了复盘，陈博士说这个问题主要是沟通造成的，不过更重要的是小健在传达需求和任务的环节出了岔子。

如何有效的传达需求和任务呢？陈博士总结了以下10点：

举个栗子：地上有一堆散落的肥皂，你有一群小朋友可以听你指令。

1、避免单向沟通

单向沟通：各位小朋友把地上的肥皂整理好

非单向沟通：各位小朋友把地上的肥皂整理好，可以吗？小朋友回答：“可以”

明确的收到沟通对象的反馈，可以有效的建立沟通的闭环，沟通都是双向的，在收到明确确认的指令后，沟通者和被沟通者才建立了通信，这样的沟通就是双向的。

2、任务有负责人，且只有一名

无负责人：各位小朋友把地上的肥皂整理好

有1个负责人：小A同学负责把地上的肥皂整理好，大家可以一起帮他整理

任务有多个负责人，会造成最终任务互相推诿，并且会造成任务存在分工不均领导力不均的问题，有且只有一个负责人，在任务下达后只需找这个人反馈任务进度即可。在群体中宣布和某个个体进行沟通和传达，可以有效的建立信任及责任归属。

3、传达具体指令，且可操作

不具体：各位小朋友把地上的肥皂整理好

具体可操作：小朋友每人拿10块肥皂，并把肥皂放在自己的储物格里，放成两排，每排5个

模糊的指令在传达后，如果过程不加以介入和调整，往往到执行层面会出现各种问题。明确的操作指令在沟通中不仅可以建立信任，也可以让被沟通者清晰的知道如何操作。

4、任务有时间节点，且明确

没有时间：各位小朋友把地上的肥皂整理好

没有时间，不明确：各位小朋友放学后把地上的肥皂整理好

有时间节点，且明确：各位小朋友，在放学后的一小时内，最晚不超过17:00前，把地上的肥皂整理好

没有时间节点的任务，往往会被拖泥带水的执行。由于未下达具体的完成时间，被沟通者处于非明确接收任务状态，因为不知道何时需要完成，会造成懒惰者迟迟未执行，勤快者提早完成优先级误判等。

5、任务未完成，有明确的惩罚机制

无惩罚：各位小朋友把地上的肥皂整理好

有惩罚：给位小朋友把地上的肥皂整理好，没有整理好的会通报批评

对于未完成任务，是大家都不期望的结果，如果有两个TEAM，一个队伍完成了，另一个队伍没有完成，那没有完成的TEAM，如果不做任何的惩罚，领导力就会削弱，以后在群体中的威信和分量就会变弱。可以对未完成的TEAM做任何现金以外的惩罚机制。并且这个惩罚机制一定要被执行。

6、任务过程有检查机制

无机制：各位小朋友把地上的肥皂整理好

有过程检查：给位小朋友把地上的肥皂整理好，我会每隔半小时来看大家的完成情况

过程中有追踪和跟进，对于任务的最终完成可以形成保证，并能及时的发现任务在该阶段是否达到预期，及时的纠正误差。过程检查对任务的有效完成及最终质量起到了非常关键的作用。

7、复杂任务，要求对方复述

无复述：各位小朋友把地上的肥皂整理好

有复述：各位小朋友把地上的肥皂整理好。各位小朋友，我刚刚给到大家的任务是什么？

“把地上的肥皂整理好”

复杂的任务在沟通过程中，往往伴随着较为复杂的操作和要求，如何确保被沟通者充分理解，最简单的方式是让其复述，如果复述无误，则沟通内容才被有效的传达。

8、任务分主次

无主次：各位小朋友把地上的肥皂整理好

有主次：各位小朋友，先完成课后作业，再将地上的肥皂整理好

任务按优先级主次分明，在多个任务同时进行的时候，可以确保紧要任务优先解决，重点力量放在刀刃上。

9、根据能力，分派不同的任务或不同的指标

无不同：各位小朋友把地上的肥皂整理好

有不同：各位小朋友，年龄在15岁以上的，整理10个肥皂，年龄在15以下的，整理5个肥皂

有不同：各位小朋友，男生整理100个肥皂，女生整理5个肥皂

任务的执行人，或团队，往往能力也有高低，根据任务的难易程度及不同团队的能力，指派不同的任务，往往事半功倍，避免复杂的任务给到能力较为弱的团队执行。避免资源浪费。

10、多用眼神交流，并给予清晰的反馈

无眼神交流：各位小朋友把地上的肥皂整理好

有眼神交流：各位小朋友把地上的肥皂整理好。

“瞄同学，你低着头干嘛，我刚刚说的你在听吗？看着我”

“我尿急”

“那现在去上洗手间”

“咪同学，你盯着窗外看什么？我刚刚说的你在听吗？看着我”

“如果不小心把肥皂搬坏了，咋办”

“肥皂丢地上不会坏，如果坏了报告给我，不会让你们赔”

眼神的交流，是建立信任的基础，在任务的传达和执行中，充分的听取被接收者的意见及给出明确的反馈结果，能更清晰的了解任务分支及可能出现的情况。

再来回顾下刚刚的任务：地上有一堆散落的肥皂，你有一群小朋友可以听你指令。

小朋友们看过来，这里有一堆的肥皂，看见了吗？“看见了”。

现在听我的口令，大家起立，男生站前排，女生站后排，来，动起来。

小明，小红，你们出来，站老师身边，我有任务要给你们两负责。

安排小明任务：“你负责将一半的肥皂搬运到储物格，并按每5个一排整理好”

安排小红任务：“你负责将一半的肥皂编好学号，并分给每个同学，自己也要一块哦”

今天做完英语听力作业后，在18:00前做完这些事，老师我每隔10分钟来检查，看你们的进展情况，没有完成的那个队伍要留下来打扫教室卫生哦。小明和小红负责男生和女生的队伍，做完后要向我汇报完成情况。

实际项目中，往往不能按部就班的按照以上的方法来执行，还是要根据具体团队的情况，具体分析。如果你也做在项目管理，希望如上的内容对你有所帮助。

作者：陈张良，微信号：chenzhangliang，6年的软件质量管理及测试岗位，2015年10月转型做产品，现就职于一家互联网金融机构任职产品经理！

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