这篇文章分享自己的工作流搭建过程，解答读者疑问。
提问：花生酱好，最近研究任务管理和时间管理相关的知识，但发现即使列好清单，待办量级仍然很大、很难完成，最后堆了很多待办在清单里，工作依然混乱，想问下是哪里出了问题呢？该怎么办？
这个朋友的状态很像我工作三年左右的状态，一方面责任越来越重，工作量越来越多，另一方面项目越来越复杂，很多时候待办粒度很粗，粗到每个待办难以一蹴而就，所以经常堆积了很多待办。长期下去，经常是半年过去，不知道究竟做到了什么，还得回头一个个盘算价值，很被动。
我也是不断精进自己的任务管理，打造了一套自我闭环的工作流，在近半年慢慢解决了这个问题。
总结起来需要做好三点：
1）优先级：待办准入要有优先级，学会放一放
2）准确度：待办分析，能拆则拆，拆到可以直接做
3）节奏感：安排好整体工作节奏，学会切换状态
首先我们要统一两个原则：
第一，每个人的精力是有限的，所以对于精力cover不住的部分，只能排好优先级往后放。
第二，任务不代表待办，任务可以拆解为N个待办，待办清单里只能是拆解好的任务，否则只能算作任务记录，不能算作待办清单。
一、优先级
想建立顺利流转的待办清单，第一步要做好优先级准入。
首先我们接到的往往是一些任务，要先做好任务的管理。
这个时候的任务粒度往往比较宽泛，可能是一个项目，比如：
1）APP首页重做
2）搜索的历史记录功能设计
3）筛选数据分析
接到任务后，不应该原封不动地把它们加到待办清单里，而是先评估一下ROI，做一个排期。做排期需要将任务补全两个信息：价值、工作量。有了这两个信息，ROI基本上就能算出来了。补全之后的信息如下：
1）APP首页重做
价值：只是体验优化，6分
工作量：需要完整规划和文档，8小时
2）搜索的历史记录功能设计
价值：用户常用，8分
工作量：参考竞品、写文档，4小时
3）筛选数据分析
价值：核心功能的盘点，为下迭代做准备，5分
工作量：2小时
之后，用价值/工作量，基本上能够算出一个任务项目的ROI，再根据所需要的时间，按照ROI的优先级，安排自己的项目优先级。一般我会安排3天左右的任务先做拆解，不会安排太满，主要原因是因为插入事项比较多，需要做一个精力预留。
根据以上的优先级安排，假设近3天我的工作量只能做完优先级最高的2项，那我就先把做不完的任务项目退出排期，并做一个定时提醒，3天后再重新评估优先级。
二、准确度
能做完的项目，我会直接进入下一步更详细的拆解。
拆解的过程，可以用写OKR的思想来做，即想清楚：在哪里、去哪里、怎么去。
拿搜索历史记录功能来说：
第一步，要想清楚在哪里，即用户没有搜索历史记录，会有多大影响？目前的数据情况怎么样？当前问题的拆解，是解决问题的第一步。大部分的解决方案错误，都是因为问题定义错了。
搜索历史记录可以一方面提升搜索的效率，另一方面可以在当不支持收藏夹功能时，作为一个间接的临时收藏夹功能，这两个产品价值，背后是两个截然不同的设计思路。
同时历史记录也可能暴露隐私，需要想清楚这个场景需不需要考虑隐私的问题，如果隐私在这个场景不是问题（比如B端场景），那么也暂时不需要考虑。
第二步，要把目标明确，即问题解决到什么程度。无限度地解决问题，属于发力过猛，不计成本，最后即使问题解决了，性价比也一定不高。所以要定义好，如果是提升搜索体验，那么就支持近10条的保存即可，如果要考虑隐私，就要加入搜索记录删除功能，这些去哪里阶段都是需要考虑清楚的。
第三步，要想好怎么去，即方案规划。如果不考虑隐私，只是提升搜索体验，最简单的是做历史记录本地缓存，再复杂点要考虑跨端同步。如果做历史记录本地缓存，需要定义缓存多少，这个就涉及到用户的使用数据分析。同时形成方案的时候，也需要考虑到UIUE的兼容，如何换行？超长的如何展示？
所以经过这三步，我们的待办变成：
1）优化搜索功能体验，支持历史记录，完成文档价值部分
2）分析搜索数据，定义缓存方式和条数，后续如何迭代
3）给出产品方案，考虑到换行、超长等情况
这样就完成了从任务（项目）到待办清单的过程。
三、节奏感
第三步，要有节奏地工作。
拿我个人来说，我的工作节奏以双周为单位：
第一周，在周二之前会形成需求清单，周四之前完成需求文档和评审，周五完成需求文档定稿，这些需求将进入下个双周的排期。
第二周，我会进行用户调研和现有功能的数据分析，同时谈一些合作、做一些新业务调研和竞品分析，为下一周的需求做准备。
第三周，除了像第一周一样的需求梳理外，我还会跟进第一周需求的开发进展，做验证和上线准备。
第四周，同第二周。
所以我的工作节奏就是：产品设计及上线周、需求调研及分析周。
这两周的心态是完全不同的，可以用狙击手模型来分析：
一个狙击手的日常：准备作战和战场迎敌
需求调研和分析周，就是准备作战的过程，需要的产品能力是：
1）用户研究：知己知彼
2）数据分析：洞察战机
3）架构规划：制定战略
这个阶段我不会陷入到很细的产品方案中，会着重全力做好方向的把控。
产品设计及上线周，就是战场迎敌的过程，需要的产品能力是：
1）产品设计：战术落地
2）MVP拆解及文档编写：百发百中
3）优先级评估与项目管理：随机应变
经过之前的方向确认，本周的工作主要是在预定的战略方向上尽情发挥，核心的指标就是确保落地完整，这中间需要不断对齐进度、做产品实现过程中的妥协和决策，确保有限的子弹都打到最核心的地方，这就是战场迎敌阶段。
梳理好自己的工作节奏，整个思维和发力点都会更清晰，不会出现做产品设计时还在思考之前的方向是不是有问题，也不会在评估产品方向时深陷到细节里耽误时间。
四、总结
总结一下，要打造适合自己的工作流，需要做好三件事：
1）整理一个任务清单，估算好工作量和价值
2）根据任务ROI逐步拆解成待办清单，设好时限落地
3）分析自己工作的节奏，根据目标调整到最有力的状态
任务清单我一般会用团队的需求池来管理，方便对齐进展，保持工作透明度。
待办清单我会用滴答清单来做整理，同时设置好日历提醒。
工作节奏方面我会在自己的系统日历上做好标注，按照周期给自己设好循环日程。
以上就是我的工作流精益过程，希望能有所帮助。
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