一场成功的周年庆活动，到底如何策划呢？
人的成长需要生日的仪式来加持，公司的成长也需要周年庆的形式来见证。
对于内部来说，是认可员工付出、提振士气、庆祝业绩的绝佳途径，对于外部来说，是展示公司形象、发展成果、提高知名度的上好机会。所以，办好一场成功的周年庆活动，对于公司来说，尤为重要。
当然，周年庆也不是喊上全体员工大家吃个饭抽个奖就完事了，周年庆的隐藏属性还是在对外公关上，要通过周年庆展示出公司的气氛良好、团结一致、实力雄厚、友商众多、业绩上升等积极因素，让内外部感受到一个顺风顺水、态势良好的信号，从而催生出第三方保持联络、吸引合作、追加投资等商业行为，为企业接下来的发展铺好基石。
为了传达这种良好的讯号，从周年庆整体氛围、活动效果、布局排场、出席领导和嘉宾、致辞发言、现场节目等环节，都要力求做到最好。
那么，一场成功的周年庆活动，到底如何策划呢？
活动概述
1、背景介绍+发展目标
周年庆典不止是为了给公司庆生，更是为了回溯企业发展历程、展望企业未来，所以要在总结的基础上做好过去和现状的梳理，并提出新的发展目标，包括业务、人才、管理、合作等多个维度。
2、时间
周年庆时间也不需要严格按照实际的创办日期来定，前后一段时间都可以，但是要记得避开节假日和行业重要节点，方便嘉宾邀约和产生更广阔的影响。
3、场地
周年庆的活动场地是需要谨慎挑选的。一般来说，公司周年庆场所无非是自家公司和酒店，这取决于活动量级，如果自家场地足够，符合活动要求那么就可以在自家公司举办，搭建相应的场地即可。
但如果场地不合适，或者想要更好的效果，那么就可以选择外面的酒店或者租赁其他场地。
在场地选择上，要考虑以下几个因素：
1）交通便利性；
2）配套设施；
3）场地是否具备足够的停车空间；
4）活动场地容纳人数。
场地最好选择交通位置较好的酒店，方便五湖四海到来的嘉宾。
试想一下，周年庆都开始远道而来的嘉宾还堵在酒店不远处的要道上，或者光是找到酒店所在就绕了好几条路，那么嘉宾对于周年庆的印象就大打折扣了。
周年庆举办前要大致估算下嘉宾和主办方人员，要确保酒店要要足够的活动空间刚好容纳总体人数，选择太大的空间会显得人数冷清，选择太小的空间则显得拥挤。
另外，酒店的配套设施也要确认无误，比如大屏幕、音响设备、舞台、灯光等，如果有损坏或者不合适的要提前做好调换或备选。
由于周年庆外来嘉宾众多，停车位很可能面临不够用的情况，那么要么选择停车场所够大的酒店，要么与物业方协商，在活动当天腾出足够的停车场所，方便嘉宾的到来。
4、嘉宾
嘉宾的邀约一定要提前确定，先确定嘉宾名单和候选名单，再逐个联系，一定要沟通好时间、地点，对于要上台致辞的嘉宾也要提前说明。
为了传达更好的企业形象，可以邀请政府领导、行业大咖、业界名人、KOL甚至邀请明星、网红站台。
各个嘉宾一定要妥善沟通，并安排好机票食宿等问题。另外，有些公司举办周年庆时，会安排两场庆典活动，一场对内，参与人员为员工、渠道商、经销商、合作伙伴等，一场对外，参与对象是媒体和公众。对于这种情况，也要对邀请的嘉宾做好区分和联络。
活动策划
一场完整的周年庆可以包含发布会、签到入场、精彩回顾、未来展望、颁奖盛典、文艺汇演、庆功晚宴等流程，不同流程之间要做好衔接，控制好时长，有序开展。
周年庆发布会可以安排在庆典活动之前，邀请相关媒体参加，由董事长、总经理等企业高层接受媒体采访，回答媒体提问，并发布通稿为活动预热造势。
签到入场就是周年庆真正开始了，要安排好接待人员做好引导和服务，比如走红毯、在背景墙签名等，企业高层要做好对重要嘉宾的接待和欢迎，摄影师要负责拍照留念，利于素材存档和企业宣发。
嘉宾步入会场后，先播放企业宣传片，随后活动准时开始，由主持人上台开场，并隆重介绍到场嘉宾，并邀请主要领导和嘉宾上台致辞，并播放相关PPT等文件，展示公司过去所取得的辉煌成就，畅想接下来的宏伟目标。
在不同的环节中可以适当穿插暖场节目，歌舞、魔术、沙画、抽奖、相声等，或者融入了企业产品的节目也可以，节目表演可以由外包的专业团队来承包，也可以由公司的内部员工自编自导后上台汇演。
接下来就可以进行周年庆颁奖盛典，宣布优秀员工、十佳员工、先进事业部、特殊贡献奖等奖项的归属，然后邀请员工代表发表获奖感言，与全场嘉宾分享下自身如何见证公司的成长。
最后，便是晚宴环节，在迎宾人员的引领下大家入场，随后由董事长等高层致敬酒辞，并宣布晚宴开始，觥筹交错间还可以穿插游戏、抽奖等环节，让现场气氛推向高潮。
在整场的周年庆活动中，为了打造可以更好的效果，应该注意以下细节。
1）周年庆要有一个明确的主题，并围绕主题撰写一句主题SLOGAN，活动要紧扣主题来开展，并以此作为活动的重点来宣传。
2）主持人方面，可以聘请当地的著名主持人，也可以聘请播音主持系的实习生来主持，专业的主持人有着更好的控场能力，能够更好的把握各个流程，并调节现场气氛。
3）嘉宾邀约时，可以以H5邀请函的形式发放，可以包含活动主题、现场流程、出席嘉宾、酒店路线甚至停车信息，并以酷炫音乐和燃情音乐烘托，显得高大上。
4）如果预算够，又追求极致效果，那么3D全息投影投影舞台是一个很好的选择。
5）现场的一些布置细节其实也能加分很多，比如讲塑料瓶装水改成玻璃水瓶的，老套俗气的鲜花改成小型的简单花卉，传统的宣传资料换成环保材料包装，并找审美好点的公司设计排版等。
6）现场的礼仪人员要着装统一，而且尽量避免那种千篇一律、一股廉价感的旗袍，追求那种有档次然后能让人一眼看出是工作人员的服装，然后要有专业的素养，话术统一，要能帮助嘉宾解决问题。别等媒体人员过来问厕所、出口在哪都不知道，那么整体印象都不会好到哪里去。
7）活动流程的时间控制一定要设置好。周年庆不是行业交流会，你给到各个领导的致辞稿不要写太长，不然领导念得难受，嘉宾也听的没有耐心，控制在3-15分钟之内，同时要估算各个流程的大致时间，控制好整体时长，尽量不要超过3个小时（不包括晚宴）。
活动管理
活动管理包含物料制作及采购、流程细化及确认、后期总结等。
物料方面有庆典舞台背景板、庆典宣传片、签到处布景板、拱形门、空飘气球、彩旗、指示牌、横幅、海报、周年庆手提袋、庆典文化衫、宣传画册、邀请函、嘉宾礼品、抽奖礼品、会场鲜花、桌椅、易拉宝、展架、通稿、媒体打包材料等。
现场细化及确认是指要反复思考各个环节的流程是否有疏漏，以及如何分配人员到具体的事务。比如签到、来宾、演员、礼仪、主持人、灯光师、摄影摄像、会场、晚宴等各个部分都要确认流程，并有专人对接，保证现场实施没有差错。比如演员礼仪管理这块，就要找到专人负责演出工作、提前彩排、发放演出流程、乐队人员管理、礼仪人员培训、统一着装等。
在后期总结上，要做好文字、图片、音频、视频等素材的整理和存档，并做好活动物料的消耗和清点，并对整个活动进行书面的总结报告，分析亮点与不足，最终制作多媒体回顾光盘。
应急预案
在专业的策划公司中，会反复提到“确认执行细节”，这是因为发布会本身及其复杂，包含着很多个细节，而某个细节出现问题，都可能导致庆典产生缺憾。所以需要在活动前和活动中不断发现问题、预防问题、检查问题，避免出现纰漏。
在庆典前，要进行场地考察，安排专人与场地方进行协调沟通，细致了解会场情况，包括场地大小、应急电源、活动设备、防火通道等，同时要关注当天的天气情况，要针对特殊情况准备备选方案，并建立应急小组。
在庆典中和庆典后，要有物品保管和人身提示，同时做好重要物料的查验，比如现场设备（包括笔记本电脑）要在前后多次进行检查，确保良好运转，特别是活动文件，要准备好两台笔记本备份，以防意外发生可以及时应对。
还有用电问题，要保证用电的正常使用，自己亲自做好功率测试，不然现场弄到一半跳闸就很尴尬了，还有现场有没有应急电源，比如所在地区突发停电能不能保证继续供电。又比如PPT翻页笔至少准备两支，打印机要搬到现场等。
团队架构
整个周年庆的筹备要建立相应的团队，挑选组长和各个部分成员，比如会务组、接待组、演出组、宣传组、礼仪组、后勤组、安保组、财务组等，同时各个成员要做好相应的沟通和培训，要明确各组乃至个人的职责分配，保证团队的执行和协作，这样才能为周年庆的完美展开提供基础。
一场完美的公司周年庆活动并非易事，往往是整个公司无间协作下来的成果，除了好的方案外，精准的执行更是必不可少。只有这样，才能保证优秀方案的成功落地，才能打造卓越的传播效果，才能让企业的良好形象深入人心。
作者：404访客
来源：微信公众号：“公关之家”
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